Atualmente a tecnologia tem tomado cada vez mais espaço. E não somente nas empresas, mas em todo o mundo. No mundo corporativo, a tecnologia tem sido uma ferramenta indispensável para o desenvolvimento do negócio. 

Processos arcaicos estão cada vez mais sendo deixados para trás, cedendo espaço para a modernização, como a adoção da automação de processos.

Toda organização que deseja crescer, necessita de ferramentas que possam ajudá-las. Por isso, a automação de diversos processos e setores dentro da organização se faz necessária.

Um dos setores com grande impacto no crescimento de um negócio, é a contabilidade. É vital que ela esteja atualizada e sua automação é um ponto-chave para acesso às informações de forma rápida. São fatores que além de vitais para o crescimento do negócio, a automação é também uma ferramenta para tomadas de decisões mais assertivas. 

Apesar dos processos de aprimoramento pelos quais a contabilidade tem passado ao longo dos anos e de todas as mudanças significativas que a profissão tem trilhado, nenhuma impactou tanto quanto o progresso da era tecnológica.

A automação de processos contábeis é uma realidade bastante praticada em empresas que pensam a longo prazo e que desejam está a frente do mercado. 

É um processo que tem transformado a maneira como executam os processos, atendem os clientes e fazem a gestão da empresa. Assim, garantem ainda mais eficiência, economia e competitividade. E em um mercado altamente competitivo, esses quesitos se tornam ainda mais valiosos para se manter vivo no seu segmento. 

A Processo Ágil, pensando na importância desse assunto, criou esse post que irá te ajudar a automatizar os seus processos contábeis. 

Boa leitura!

O que é a automação de processos contábeis?

O conceito de automação é muito semelhante à automatização, que é um sistema que controla e executa processos operacionais por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos para substituir o trabalho humano.

Em suma, a automação está substituindo alguns processos manuais que demandam energia e tempo por mecanismos eletrônicos. Dessa forma, você pode usar a energia gasta no processo para outro objetivo.

A contabilidade, por sua vez, é um trabalho que exige reuniões e raciocínio humano para o qual ainda não foram desenvolvidos meios mecânicos ou eletrônicos. No entanto, pode ser facilitado pela tecnologia e o processo pode ser reduzido por meio da automação.

Como o nome já diz, a automação dos processos contábeis é o uso da tecnologia para facilitar e reduzir os processos no departamento contábil, podendo ser mapeados para minimizar a carga de trabalho dos profissionais, embora ainda exija muito raciocínio humano.

Apesar de simples e direta, a automação contábil é um conceito amplo que envolve um grande número de tarefas e medidas para tentar alcançá-la.

O termo “automação de processos contábeis” pode ser entendido como o processo de automatizar, substituindo tarefas manuais e operacionais, que demandam mais tempo e esforço, por alternativas eletrônicas como softwares.

A automação contábil pode ser resumida no seguinte conceito: É um processo de modernização do setor. O principal objetivo é garantir maior eficiência operacional, agilidade e precisão com o menor custo possível e com o mínimo de mão de obra.

Qual a importância da automação de processos contábeis?

Muitas vezes, a eficácia dos profissionais é posta à prova, pois as tarefas rotineiras e as demandas são mecanicamente repetitivas. Todo o potencial criativo que poderia ser canalizado para funções estratégicas acaba sendo subutilizado em funções que, embora essenciais, não são tão relevantes. a motivação profissional tende a diminuir, levando à insatisfação profissional na maioria dos casos.

A automação dos processos contabilísticos é precisamente para alterar ou evitar esta situação, automatizando processos mecânicos e efetuando verificações e/ou correções sem a necessidade de profissionais os efetuarem diretamente.

Também proporciona maior desempenho, melhor qualidade de entrega da equipe, segurança do processo e aumento do ticket médio. A estratégia de utilizar um sistema que desbloqueia rotinas afeta diretamente toda a estrutura e resultados da organização, economizando tempo e utilizando melhor seus recursos, pois a automação contábil elimina processos que demandam tempo para execução de tarefas e evita a mobilização massiva de equipes para atendimentos exaustivos A demanda não tem valor.

Além disso, a automatização dos processos permite que a comunicação interna ocorra de forma dinâmica, integrando quase ou todas as informações gerenciais na nuvem, e facilitando o acesso a informações relevantes para a tomada de decisões no escritório.

Quais os principais benefícios da automação de processos contábeis?

A transformação digital e o uso da tecnologia nos negócios estão presentes no dia a dia, e a modernização do departamento contábil traz diversos benefícios, desde a integração das informações até os resultados organizacionais.

Essa mudança de padrões no mundo corporativo também afetou a contabilidade, impondo um novo posicionamento profissional no mercado, postura e entrega de valor. Isso acontece de forma atualizada e eficiente, adaptando-se ao mundo atual e atendendo às demandas do mercado de forma relevante e segura.

Assim, a automatização de processos torna-se um elemento absolutamente relevante no desenvolvimento do negócio. As empresas têm melhor desempenho e se tornam mais lucrativas.

As vantagens trazidas pela automatização dos processos contábeis são percebidas não só pelos profissionais da área, mas também pelos gestores e clientes. Abaixo, listamos os principais benefícios dessa automação. Vamos ver:

1. Otimização de tempo

Um dos grandes gargalos nas empresas é o controle eficaz dos processos e tarefas e a gestão do seu tempo.

A automação dos processos contábeis pode possibilitar uma melhor gestão do tempo por meio do uso de sistemas de gestão. Ele ajudará a gerenciar a conformidade com processos eventuais e rotineiros, medindo o tempo gasto na execução de cada tarefa.

Ter uma plataforma que ajuda você a arquivar impostos, folha de pagamento e outros documentos automatiza tarefas repetitivas e capacita profissionais para executar necessidades mais estratégicas que impactam o crescimento dos negócios.

Por isso, é importante que as empresas tenham como aliada a contabilidade digital e consultiva e invistam em plataformas de controle e gestão de processos.

2. Maior agilidade nas entregas

A contabilidade é um setor altamente técnico e burocrático, e com o avanço da tecnologia, deve quebrar antigos padrões em suas atividades a fim de aumentar a eficiência sem perder a qualidade das demandas feitas pelo setor.

Nesses casos, a automação é uma ferramenta essencial.

Atualmente, o setor de contabilidade tem sido um pouco impactado pelo governo implementando uma série de mudanças e melhorias em seus serviços e plataformas para digitalizar a maioria dos processos relacionados ao campo tributário e contábil. Então não só as empresas desse espaço, mas as empresas em geral tem que seguir o mesmo caminho, investindo na automação e digitalização das entregas.

Tudo isso traz principalmente agilidade no atendimento e entrega das necessidades da organização, bem como facilita o acesso pontual às informações devido às integrações fornecidas.

3. Redução de custos

Processos mais automatizados e menos dependência de atividades manuais impactam diretamente nos custos de uma empresa.

Ao usar ferramentas tecnológicas especializadas, a necessidade de pessoal pode ser minimizada e as tarefas podem se tornar mais seguras e eficientes, reduzindo o risco de erros e retrabalho. Duas situações que afetam diretamente o custo de fazer negócios.

Outro fator de redução de custos é que com a combinação de um ambiente mais automatizado com o auxílio de ferramentas digitais, podem ser adotados métodos mais eficientes baseados em softwares, documentação digital etc. Como resultado, a redução no uso de papel é perceptível, além de reduzir os custos associados à manutenção de conjuntos físicos de documentos.

Conclusão

Como pode-se ver, a automação de processos contábeis é uma grande aliada do crescimento de um negócio. É muito mais que uma opção, é uma grande solução para sua empresa. 

Embora toda mudança necessita de planejamento e adaptação, os benefícios –  sem dúvidas – trarão resultados positivos e o quanto antes iniciar a mudança, mais rápido eles chegarão. 

Comece hoje mesmo a automação de processos do setor da contabilidade e tenha resultados surpreendentes em toda sua empresa!