Sumário
- Afinal, o que é a otimização da gestão de processos?
- Quais são os benefícios da otimização de processos?
- 5 dicas de como otimizar a gestão de processos
O tempo é um elemento bastante valioso no mundo corporativo. Nos escritórios de advocacia é algo vital para a operação, principalmente nos prazos e demandas. O desempenho de um empreendimento – seja ele grande ou pequeno – depende de diversos aspectos e uma deles é a gestão de processos.
A gestão de processos, quando realizada de forma correta, contribui significativamente para o sucesso do negócio e sua otimização é parte essencial para o crescimento da organização.
Atualmente, em um mercado competitivo, a qualidade desta gestão é fundamental para o crescimento das operações. Afinal, uma empresa só cresce se houver organização e tempo, e esses dois quesitos são resultados da otimização dos processos. Isso faz com que seu negócio seja mais produtivo e competitivo no mercado atual.
Para isso, é imprescindível que questões como a comunicação interna, a implementação de recursos tecnológicos e o mapeamento de dados, por exemplo, sejam devidamente organizadas e otimizadas pelos gestores da empresa. É um conjunto de fatores que se bem analisados e implementados podem fazer seu escritório decolar.
Pensando nisso, a Processo Ágil elaborou este conteúdo que apresentará dicas práticas para otimizar a gestão de processos. Continue lendo e descubra!
Afinal, o que é a otimização da gestão de processos?
A otimização de processos é um conjunto de ações, que uma organização promove, com objetivo de aumentar a eficiência e o desempenho de seus processos e resultados.
Trata-se de uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas no dia a dia para identificar potenciais falhas, gargalos e quedas de desempenho, propor soluções, corrigir e medir, novamente, seus resultados, além de padronizar as principais rotinas da organização.
É através dela que tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios. Ou seja, melhorando a performance do escritório.
É uma prática que garante diversos benefícios mostrando maneiras de como aumentar a produtividade e melhorando a gestão do tempo. Os resultados mais evidentes da otimização da gestão de processos são:
- Redução de falhas e de erros;
- Redução de desperdícios de tempo e de recursos;
- Rompimento de barreiras e de empecilhos que uma organização apresentava.
A otimização de processos anda lado a lado com a gestão da qualidade. Portanto, se deseja alavancar os resultados e apresentar valor ao seu cliente, é fundamental otimizar seus processos, tornando a gestão mais eficiente, sem tantos entraves e obstáculos.
Quais são os benefícios da otimização de processos?
A otimização de processos pode ser muito benéfica para o desempenho dos processos e resultados de uma organização.
Isso porque, por meio dessa técnica, é possível identificar a fundo o que está impedindo a empresa de ser mais produtiva e de ter melhores resultados sem haver elevados custos de operacionalização. E se tem algo que enche os olhos da gestão de processos é o aumento de produtividade e a redução de custos.
Afinal, quem não quer que a sua empresa produza mais e não precise gastar mais por isso, não é mesmo? Com a otimização os resultados estratégicos da empresa também serão melhores, podendo aumentar, também, a sua receita e possivelmente até o seu lucro.
Além disso, a empresa também promove a maior satisfação dos clientes , podendo também aumentar o índice de fidelização deles. Em resumo, podemos citar 5 benefícios que são alcançados facilmente com a otimização de processos. São eles:
1. Redução de gastos
Na otimização de processos, um dos passos fundamentais é analisar os gastos dentro da organização. Na maioria das vezes, são encontrados recursos mal investidos. Sendo assim, os recursos e gastos passam a ser monitorados, gerando uma redução considerável nos gastos.
Um bom gestor precisa fiscalizar os gastos da empresa e saber como investir os recursos, para assim ter a geração de lucro tão desejada.
2. Aumento na eficiência
A otimização de processos possibilita a setorização do trabalho, ou seja, cada setor da empresa fica responsável por uma parte do processo, o que permite que cada funcionário tenha funções e responsabilidades específicas, trazendo mais eficácia e melhorando o desempenho de cada um dentro da empresa.
A setorização do trabalho também ajuda a reduzir os riscos de erro, de fraude e de outras perdas.
3. Melhora o monitoramento do desempenho
Com funções especificadas através da setorização, torna-se mais fácil monitorar o desempenho de cada setor, assim como de cada colaborador. Monitorar o desempenho de cada área é imprescindível para alcançar excelência no resultado final.
4. Redução de riscos
As ações e benefícios da otimização tem efeito em cadeia. Quando todas as estratégias são implementadas e seguidas corretamente, traz a redução de riscos.
A contenção dos gastos, o monitoramento dos processos e a setorização do trabalho reduzem de forma considerável os riscos de erro humano, de falha no processo ou de maus investimentos.
5. Melhoria dos resultados
Com a otimização seguida à risca, o resultado será, inevitavelmente, a melhoria considerável dos resultados.
A empresa irá produzir com mais qualidade, com menos custos, com mais gente especializada e o produto ou prestação de serviços chegará ao consumidor com muito mais qualidade, elevando assim o patamar da organização, tornando-a muito mais competitiva e até referência no mercado.
5 dicas de como otimizar a gestão de processos
Diante do mercado competitivo e inovador, é fundamental que as ações que compõem o dia a dia do negócio sejam otimizadas continuamente. Por isso, hoje traremos 5 dicas de como otimizar a gestão de processos. Vejamos:
1. Mapeie e analise seus processos
O primeiro passo para otimização de processos é sem dúvidas realizar o mapeamento. É necessário identificar os principais todos os processos relevantes e mapear os fluxos. Os processos têm entradas e saídas e o que acontece entre elas é o que chamamos de fluxo de informações, que deve ser mapeado precisamente.
Além de evitar que dados se percam, esse mapeamento é uma ótima forma de garantir as otimizações desejadas, que fará com que a sequência dos trabalhos seja mais fluída, atendendo melhor às necessidades da empresa.
Deverá levantar cada ação feita pela empresa e analisar os seguintes pontos:
- Onde se inicia e onde se encerra;
- Quais setores estão envolvidos;
- Quais os resultados almejados;
- Qual é o objetivo final de cada processo.
2. Integre sua equipe e setores
Toda organização deve ser encarada como um corpo humano, na qual todos os membros precisam estar integrados. Os membros nesse caso, são as pessoas e setores. Por isso, todos precisam estar inter-relacionados.
Com a participação de todos e com a equipe toda integrada, é possível mapear melhor os processos e rotinas, além do mais os departamentos da organização não podem ser analisados de maneira isolada, mas sim como peças de uma única engrenagem.
3. Incentive a comunicação
A comunicação é um fator vital para qualquer negócio. E claro que para garantir o bom funcionamento dos processos, é essencial que ela seja baseada em diálogos abertos e acessíveis.
Por isso, é importante facilitar o acesso para comunicação e eliminar gargalos que possam impedir essa boa comunicação, assim as equipes se comunicam de maneira transparente e objetiva, evitando que ocorram desencontros de objetivos. Gerando, assim, gastos desnecessários e até mesmo desmotivação dos colaboradores.
O ideal é que todos possam interagir por meio dos canais de comunicação da empresa, seja através de reuniões periódicas para feedbacks, canais de mensagens ou outros meios oficiais da organização.
4. Defina métricas e indicadores e acompanhe o mapeamento de processo
A melhor forma de saber se os processos estão trazendo os resultados esperados é por meio da análise de dados. É por essa razão que métricas e indicadores devem ser definidos e acompanhados periodicamente. Tenha em mente que o ponto forte dessa gestão de processos é o monitoramento das atividades.
Não ter os indicadores e métricas bem definidas e apresentados de forma clara, a chance de alcançar a melhor performance dos seus processos acaba sendo reduzida, dificultando até mesmo a sua execução. Por isso, defina as métricas de análise para cada um deles e não esqueça de monitorá-los constantemente.
5. Implemente a transformação digital
Usar a tecnologia como aliada de qualquer negócio é um dos pontos mais importantes e estratégicos de uma organização. Se torna ainda mais forte pelo fato de estarmos vivendo na era da comunicação digital.
Atualmente, não há processo que não possa ser otimizado com o bom uso da tecnologia – desde aspectos mais simples até os mais complexos. Portanto, use todas as ferramentas possíveis para seu negócio. Isso vale para empresas de pequeno até grande porte. E também para seu escritório.
A gestão de processos é muito mais eficiente se houver ferramentas que possam auxiliar nas demandas.
Por fim, não poderíamos esquecer de mencionar o papel importante de uma consultoria especializada para ajudar no mapeamento dos processos do seu escritório. Contrate uma equipe com expertise na área e tenha sucesso na sua gestão de processos.
