Hoje falaremos sobre gestão de contratos e porque ele é tão importante para o mercado da advocacia, e olha que este assunto rende boas discussões, sabia?
Um escritório de advocacia moderno, precisa automatizar alguns processos para facilitar a rotina dos colaboradores e trazer uma agilidade para demandas mais burocráticas.
Quer saber um pouco mais sobre como a gestão de contratos entra neste meio? Então continua lendo o nosso conteúdo.
Afinal, o que é gestão de contratos?
Embora muitas empresas vejam a gestão de contratos como um simples acompanhamento de seu ciclo de vida, ou seja, a criação do contrato, a execução das ações prescritas e a conclusão do contrato, a gestão de documentos verdadeiramente eficiente é muito mais do que isso.
A gestão de contratos inclui atividades relacionadas à fase de acompanhamento de documentos, padronização de prazos, organização de outros documentos que comprovem ações conformes, visão geral dos contratos da empresa e minimização de riscos.
Como o contrato visa proporcionar segurança jurídica às partes envolvidas no documento, é importante que o contrato seja bem redigido para que suas regras sejam claras e seus requisitos sejam fortes.
Contratos com cláusulas incorretas podem gerar riscos jurídicos e possíveis problemas para as empresas.
Objetivos da gestão de contratos
Para que esses instrumentos atendam aos seus respectivos propósitos, uma boa gestão contratual deve ser planejada, organizada e implementada.
Assim, surgem os principais objetivos desta gestão, que incluem:
- Simplificar as requisições de compra e agilizar os procedimentos da empresa, tanto entre departamentos como com clientes e fornecedores externos;
- Manter histórico de todas as informações contidas no contrato, inclusive seu respectivo armazenamento;
- Controle de prazos, sejam documentos entregues, assinados, caducados ou renovados;
- Facilitar e estimular a comunicação entre as partes envolvidas no contrato;
- Contribuir para a formalização da documentação livre de erros por meio de possíveis revisões, controle de versões e etapas posteriores de execução;
- Zelar pelo fiel cumprimento dos prazos e obrigações;
- Incrementar a produtividade dos colaboradores, através de um controle centralizado dos dados relacionados aos contratos.
Entenda as etapas da gestão de contratos
Para que seja possível implementar uma gestão de contratos eficiente no departamento jurídico, é importante que sejam definidas, previamente, todas as etapas desse processo.
Abaixo, você pode conferir cada uma delas.
1. Pedido
A primeira etapa da gestão de contratos, a solicitação, é quando o departamento jurídico ou de gestão de contratos recebe uma solicitação de outro departamento especificando os detalhes do instrumento que está solicitando.
Informações novas ou adicionais também poderão ser solicitadas, caso necessário, para melhor esclarecer a solicitação.
2. Elaboração e revisão do contrato
Após avaliação das candidaturas recebidas e das especificidades do tipo de contrato a que se candidata, será elaborado um documento com os respetivos termos, termos e condições.
Normalmente elaborado em forma de minuta, o instrumento deve ter linguagem clara e compreensível, de rápida compreensão pelos interessados.
Nessa etapa, também é necessário encaminhar a minuta ao responsável para revisão após sua redação.
A revisão deve abranger gramática, boas práticas contratuais e conformidade legal.
3. Negociação
Nesta fase, as partes envolvidas receberão uma cópia da minuta do contrato para que possam avaliar e opinar sobre os termos nela contidos.
A fase de negociação costuma ser a mais longa, pois ambas as partes devem avaliar cuidadosamente os termos, revisá-los e indicar as alterações necessárias.
Lembre-se de que, ao solicitar revisões, a outra parte deve ter a oportunidade de comentá-las.
Por isso, um aplicativo ou software que permita o acesso simultâneo às versões dos documentos é uma boa opção para facilitar essa fase da gestão do contrato.
4. Aprovação
Depois de avaliar a minuta do contrato e chegar a um consenso, ambas as partes irão endossar o documento.
Com a aprovação, os envolvidos já sabem tudo sobre o contrato, desde quem é, preço e prazo, cronograma e outros termos importantes que compõem o contrato.
Caso haja alguma alteração entre as partes, o departamento jurídico deve verificar sua adequação às políticas da empresa, sejam elas internas ou relacionadas a compras ou prestação de serviços, etc.
Um verdadeiro compliance deve ocorrer na versão final do contrato, tornando-o consistente com todas as atividades da empresa.
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5. Assinatura
Agora que o contrato foi aprovado e está em conformidade com as políticas internas, é hora de assinar o contrato.
Nesses casos, as partes podem utilizar tecnologias como assinaturas eletrônicas ou digitais, que conferem força jurídica e garantem a segurança do documento e sua identidade.
6. Armazenamento
Aceito por ambas as partes, o contrato é formalmente estabelecido.
Assim, os instrumentos devem ser armazenados e arquivados de forma organizada no sistema escolhido pela empresa para que possam ser facilmente encontrados e consultados quando necessário.
7. Execução e Fiscalização
A fase de execução inclui o acompanhamento e cumprimento de todas as obrigações contratuais.
É nesta altura que os prazos devem ser cumpridos, os objetivos devem ser executados – seja a compra/venda de um produto ou a prestação de um serviço – os pagamentos devem ser efetuados e as garantias devem ser prestadas.
Essa verificação é necessária, pois penalidades ou cláusulas de rescisão podem ser acionadas em caso de descumprimento.
8. Gerenciamento
Nessa fase, além de se atentar ao cumprimento de prazos, também é gerenciada a possibilidade de renovação de contratos e obrigações.
Além disso, questões como andamento, forma de pagamento, penalidades etc. podem ser revisadas como forma de manter o equilíbrio do contrato.
Quaisquer alterações podem ser feitas através de aditivos contratuais e serão incluídas na respectiva pasta do contrato.
9. Encerramento
O instrumento é rescindido quando as obrigações e compromissos contratuais forem cumpridos e não houver necessidade de renovação ou modificação do contrato.
Na maioria dos casos, o contrato terá um prazo determinado e um cronograma a ser seguido, portanto, o contrato será concluído quando você atingir a data final.
No entanto, no caso de contrato por tempo indeterminado, é sempre importante rescindir ou rescindir o contrato para que o contrato seja efetivamente celebrado sem continuação de obrigações para ambas as partes.
A tecnologia a favor da gestão de contratos
Existem vários tipos de software projetados especificamente para ajudar as empresas a gerenciar contratos, como o Contract Lifecycle Management (CLM). A CLM pode fornecer-lhe um controle centralizado sobre todos os contratos, bem como várias ferramentas para simplificar o processo de gestão, tais como:
Armazene seus contratos na nuvem: evite contratos em papel e armazene todos os contratos eletronicamente. Isso permitirá que você os acesse facilmente quando precisar deles e simplifique o processo de compartilhamento e colaboração.
Criar fluxo de trabalho: esse processo é muito útil para visualizar todas as etapas envolvidas no gerenciamento de um contrato. Isso pode ajudá-lo a identificar problemas e oportunidades e simplificar os processos para que sejam executados com mais eficiência.
Conclusão
Vimos que a gestão de contratos é essencial para o bom funcionamento de um escritório de advocacia, principalmente se a tecnologia estiver ao seu lado, não é mesmo?
Nós, da Processo Ágil, pensamos muito na otimização de processos de maneira promissora e confortável para cada negócio.
Caso queira saber um pouco mais, basta conversar com um de nossos consultores.
Até o próximo conteúdo!
