Sumário
- O que é nota fiscal?
- Os avanços tecnológicos e as NF’s
- A importância da emissão de notas fiscais
- Emitindo notas fiscais em 4 passos
A emissão da nota fiscal é uma das principais rotinas de qualquer tipo de negócio, porém é um tema que ainda gera muitas dúvidas entre alguns empreendedores.
De fato, não é uma demanda fácil de acompanhar. Existem os tipos de notas fiscais, processos de emissão, softwares, autorizações do governo e mudanças constantes na legislação e modelos de documentos que acabam dificultando ainda mais esse processo.
Hoje em dia, com o avanço da tecnologia, a emissão notas fiscais tem se tornado um processo muito mais simples, prático e ágil, e a tendência é que aqueles velhos talões preenchidos a mão desapareçam muito em breve. Por isso, é tão importante acompanhar os avanços tecnológicos e se atualizar no mercado. Sem isso, além da demanda ser bem mais lenta e burocrática, sua empresa ficará defasada e arcaica.
Além de ser obrigatória, existem vários motivos para emissão das notas fiscais: manter a empresa regular, garantir os direitos do consumidor, recolher tributos, entre outros.
Se deseja saber mais sobre o assunto, continue lendo esse post que ele irá debater sobre a importância da emissão de notas fiscais e como realizá-la em 4 passos.
O que é nota fiscal?
Antes de abordar a importância da emissão da nota fiscal, é importante saber o que é esse documento.
Conhecida também como NF, a nota fiscal é um documento de cunho fiscal obrigatório e tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto, ou bem da empresa para um cliente, ou fornecedor.
Sua emissão é obrigatória em qualquer operação, pois é a partir dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as transações das empresas.
Neste documento constam informações importantes, como razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço, etc. Além de comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca ou a descrição e valor do serviço prestado.
Existem três tipos que são as mais utilizadas:
- Nota Fiscal – NF – este modelo é utilizado para registrar a venda e compra de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno e devolução. É usada em atacado, varejo, lojas e e-commerce em geral;
- Nota Fiscal de Serviços – NFS – este tipo é usado para registrar a prestação de serviços, como agências de publicidade, desenvolvedores de software, cabeleireiros, médicos, contadores, advogados, entre outras categorias;
- Nota Fiscal do Consumidor – NFC – este tipo de nota veio para substituir o modelo do cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta de produtos, como é o caso do varejo.
Os avanços tecnológicos e as NF’s
Vivemos numa era de descobertas e muita tecnologia. Todo dia aparece uma novidade tecnológica, seja para o meio empresarial ou não, mas que sem dúvidas, traz benefícios e facilidades para nossa vida.
Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais preenchidos a mão em duas vias, vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica – NF-e, muito mais prática, rápida e eficiente. O principal objetivo desse projeto de digitalização era facilitar a vida do contribuinte e agilizar o trabalho da Receita Federal, trazendo mais praticidade e eficácia, tanto para a fiscalização do governo quanto para a gestão das empresas.
A emissão de nota fiscal eletrônica de início foi realizada de forma progressiva, se tornou obrigatória primeiramente para empresas que exerciam atividades operacionais específicas, como as empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI e no decorrer dos anos, mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, incluindo optantes do Simples Nacional.
Hoje, a nota fiscal eletrônica é uma tendência e é possível que muito em breve esse formato digital se torne padrão em todo o país, extinguindo de vez a nota fiscal em talões.
No Estado de São Paulo, por exemplo, os talões já não são mais válidos desde 2018, exceto para quem é MEI. Portanto, a emissão das notas fiscais eletrônicas veio para ficar e estar cada vez mais forte no país e muito em breve será uma realidade em todas as organizações.
A importância da emissão de notas fiscais
Esse é o principal motivo para emissão de notas fiscais: a legalidade.
Toda empresa que quer operar na legalidade e não ter problemas com o Fisco precisa usar este documento para registrar suas transações comerciais e o recolhimento dos impostos.
A tributação começa na Nota Fiscal. A sua emissão é a prova de que uma empresa paga seus tributos corretamente.
São essenciais para manter a empresa em dia, ajudando a gerar confiança para os fornecedores e clientes, além de facilitar o controle de entrada e saída, dos impostos pagos e do faturamento, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditorias e fiscalizações.
Já para o consumidor, ela é o comprovante de compra para requisição de garantia, troca e/ou até devolução. Além de servir como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal, em casos de dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda.
Outro ponto muito importante da emissão das notas fiscais é que também evita que empresa responsável sofra penalidades por praticar sonegação de impostos.
Emitindo notas fiscais em 4 passos
Agora que entendeu melhor sobre o conceito e a importância da emissão de notas fiscais, vamos para prática.
Daremos abaixo 4 passos de como emitir uma nota fiscal. Vejamos:
- Saiba quais notas fiscais deverá emitir
O primeiro passo para emissão da nota fiscal é descobrir qual é o tipo de nota que se encaixa nas atividades da sua empresa.
Dependendo das suas atividades, pode ser que necessite emitir um ou mais tipos seguindo processos diferentes, por isso esteja bastante atento para não esquecer de emitir ou emitir as notas fiscais incorretamente.
- Faça seu credenciamento na Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças
Para emitir qualquer tipo de nota fiscal eletrônica ou não, é necessário se credenciar nos órgãos competentes da sua cidade ou estado, dependendo da sua atividade.
Geralmente, o cadastro é feito de forma online através do portal da cidade ou estado e são exigidos documentos como dados cadastrais, contrato social da empresa e CPF/RG do responsável.
Vale salientar que como a legislação varia de acordo com cidade e estado, o ideal é contar com a ajuda especializada de um profissional da área, como por exemplo um contador.
Ao realizar o credenciamento, receberá uma senha para acessar o sistema de geração de notas.
- Adquira um certificado digital
Na maioria dos casos, para emissão de notas fiscais eletrônicas é preciso utilizar um certificado digital para garantir a validade jurídica delas.
Certificado digital é documento eletrônico que funciona como uma assinatura digital, permitindo que você acesse os sistemas do governo e garanta a autenticidade das transações.
No mercado existem algumas opções como e-CNPJ e NF-e. As duas opções servem para emitir notas fiscais eletrônicas.
Empresas de prestação de serviço não são obrigadas a utilizar o certificado para emitir NFS-e, podem usar a Senha Web que foi gerada no credenciamento realizado no órgão competente. O uso é obrigatório apenas para emissão de NF-e, porém é um documento que facilita a emissão em sistemas que automatizam a emissão de notas fiscais.
- Utilize um software emissor
Sua empresa poderá utilizar um software gratuito, como a versão oferecida pela Sefaz, ou uma versão própria adquirida pela empresa.
A diferença é que os emissores é que normalmente os adquiridos disponibilizam uma versão mais completa e inteligente que auxilia na gestão da empresa, enquanto a versão gratuita é mais limitada. Outro ponto é que o emissor próprio tem a comodidade da integração com o sistema de gestão contábil do seu negócio, agilizando as rotinas e reduzindo o tempo gasto nas tarefas.
Viu como é fácil realizar a emissão das notas fiscais e ficar dentro de toda legalidade e burocracia exigida pelos órgãos fiscalizadores?!
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