Sumário
Uma das principais atividades de um advogado é acompanhar os seus processos identificando todos os seus prazos para que nenhum deles seja perdido.
Realizar a gestão processual com eficiência é um dos grandes desafios de um escritório, porém é fundamental para o advogado não perder seus compromissos e não gerar prejuízo devido à falta de organização, tanto para ele, quanto para seu cliente.
A má gestão processual pode gerar graves problemas, desde perda dos prazos ou até mesmo perda da credibilidade em relação ao seu trabalho.
Muitos advogados ainda realizam essa gestão de forma manual, o que na era da tecnologia se torna um procedimento arcaico, que demanda muito tempo e pode não ser eficiente.
Diante da grande demanda que cabe aos advogados, como participar de reuniões, elaborar peças, diligenciar processos, entre outros afazeres próprios da advocacia, otimizar o tempo e as demandas é essencial.
A gestão processual, que engloba todo o controle de processos e prazos, pode ser facilmente otimizada com ferramentas tecnológicas.
Mas, antes de pensar em otimizar é importante entender muito bem como o acompanhamento processual deve funcionar. Pensando nisso, a Processo Ágil elaborou esse post.
Boa leitura!
Como fazer o acompanhamento de prazos processuais?
O acompanhamento de prazos é uma demanda que requer bastante atenção. Qualquer erro pode gerar problemas, como perder um compromisso agendado ou a data de envio de uma peça, ou documento, e até mesmo a perda em um processo judicial.
São inúmeros os prejuízos causados por esses erros ou pela falta de controle. Além da parte financeira, que fica debilitada, seu cliente perderá a confiança em seus serviços e como consequência não aconselhará seu serviço para outras pessoas, arruinando sua reputação.
Por isso é tão importante realizada com bastante atenção. Assim, é possível evitar acumulação de tarefas, retrabalho, sobrecarga de atividades, perda dos prazos processuais, além de manter seu escritório como referência no mercado.
Até existem formas manuais de realizar o acompanhamento dos prazos processuais, porém se deseja que seu escritório expanda, é essencial automatizar muitos dos seus processos e a gestão processual é um deles.
Veja abaixo algumas soluções que podem ser encontradas para ter um acompanhamento processual eficiente:
- Use a tecnologia como sua aliada
Ter uma tecnologia de ponta a disposição de seu escritório é um dos primeiros passos a serem dados para uma empresa de alta performance que deseja crescer sustentavelmente.
O acompanhamento processual exige muito tempo na rotina de advogado e devido a isso, muitas vezes, a demanda acaba sendo dividida dentro de um escritório de advocacia. É até comum que se tenha departamentos especializados, os chamados Controllers ou até mesmo profissionais específicos para o acompanhamento dos processos e seus prazos.
Porém, ter um controller jurídico ou profissionais somente para acompanhar os processos, poder implicar em custos elevados.
No mercado, existem ferramentas e hábitos capazes de mudar essa realidade. É o caso, por exemplo, de um software jurídico para controle processual. Ainda mais se ele for personalizado especialmente para seu escritório e atender exatamente a sua necessidade.
Além de economizar custos, tempo e dar maior segurança para seu escritório e seus clientes, pode ser uma solução perfeita de gestão para seu negócio.
Um bom software irá te oferecer ferramentas que irão além do acompanhamento dos prazos processuais, como gestão de documentos, gestão de contratos, cadastro de clientes, personalização de módulos, agenda, integração com os principais tribunais e até captura automática de processos. Um verdadeiro conjunto que irá dar a seu escritório autonomia e liberdade para gerenciar muito melhor as demandas.
Tenha em seu escritório o poder da tecnologia jurídica para facilitar suas rotinas, aumentar a eficiência da sua equipe e trazer melhores resultados, se tornando referência no mercado jurídico.
- Fique de olho nos sites dos Tribunais
Os sites dos Tribunais são os locais mais seguros para verificar se houve alguma mudança que possa interferir nos prazos processuais. Portanto, fique atento nas notícias dos Tribunais e da sua região, pois muitas alterações nos prazos decorrem de situações que estão ocorrendo nas regiões em que os Tribunais estão localizados.
Um episódio que pode ser comum, por exemplo, são algumas mudanças climáticas extremas, como fortes chuvas. Ou algum tipo de greve que afetam o funcionamento dos Tribunais, como ocorreu na Greve dos Caminhoneiros.
Situações assim, quase sempre são bons indicativos de que os prazos poderão sofrer alterações.
Além disso, há também todas as informações sobre mudanças no expediente e modificações nos prazos, além de outras notícias sobre o dia a dia dos Tribunais.
O ideal é que manter uma rotina de verificação nas notícias dos sites, nos Diários de Justiça e nas Portarias e Provimentos.
Assim, terá muito mais segurança sobre os prazos processuais dos seus processos e não correrá o risco de perder nenhum compromisso.
Outra estratégia para não perder prazos é a contratação de algum serviço de envio de publicações dos Tribunais.
Assim, é possível ter os documentos que comprovem as alterações de prazos de forma rápida e facilitada.
- Simule prazos constantemente e com cautela
Embora seja uma rotina muito corrida, é necessário utilizar algumas estratégias para acompanhar os prazos processuais. A simulação é uma delas.
É possível simular prazos de acordo com os Códigos CPC, CLT e também os dos Tribunais Federais, Estaduais, Trabalhistas e Superiores.
É importante não se basear apenas no andamento processual. Em caso de dúvida acompanhe a publicação no Diário de Justiça Eletrônico. Essa é a forma mais segura de contagem.
E não esqueça: a contagem difere para Juizados Especiais, Justiça do Trabalho, processos de natureza cível e criminal. Então é preciso estar sempre atento à legislação pertinente e cabível à matéria e considerar as particularidades de cada uma.
Conclusão
O acompanhamento dos prazos processuais não é uma tarefa fácil para nenhum advogado ou escritório. Por isso, toda ajuda é bem-vinda e todo cuidado é pouco!
Realizar o acompanhamento de prazos processuais é fundamental para o advogado conseguir exercer seu trabalho com excelência. Embora haja maneiras de fazê-lo manualmente, é interessante contar com estratégias e ferramentas aprimorada e própria para ficarem sempre de olho em seus prazos.
Para os iniciantes, é possível realizar o acompanhamento manual e até contar com aplicativos gratuitos disponíveis no mercado. Porém, praticamente não sobrará tempo para focar nas demais áreas de crescimento do seu negócio. Além disso, conforme mais clientes forem aparecendo, a necessidade de um software jurídico ficará evidente.
O segredo é manter um planejamento e rotina constante para a verificação dos prazos nas ferramentas e, ou, contratar um software especializado nisso. Automatizar os processos sempre será a melhor opção para seu negócio, mesmo no início. Afinal de contas, o desejo de qualquer advogado é ter um escritório de referência no mercado.
Por isso, é importante reforçar que vale muito à pena investir em sistema para ter uma segurança maior, tempo e eficiência nos processos.
Considerando que atualmente tempo é dinheiro e a tecnologia está aí para ser utilizada da melhor forma, ter um software de acompanhamento de prazos processuais acaba sendo um investimento tanto para pessoa física, quanto para pessoa jurídica e/ou escritórios.
Que tal começar a organizar o acompanhamento dos seus prazos processuais e se tornar referência no mercado jurídico?
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