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7 motivos para contratar um software de gestão para o seu escritório

Sumário

A tecnologia é algo que está presente em praticamente tudo na nossa vida: da diversão ao trabalho, da vida profissional a pessoal. A evolução tecnológica tem trazido muitos pontos fortes para as diversas áreas do mercado, principalmente para a gestão dos escritórios.

Quando se fala de gestão, a tecnologia deve ser uma aliada fiel, afinal ela pode trazer muitos benefícios para seu negócio: como um software de gestão.

Administrar inúmeros processos, controlar todas as receitas e despesas do seu escritório, assim como manter um bom relacionamento com seu cliente, não precisam ser tarefas complicadas e que demandem todo o seu tempo, que deveria ser investido no desenvolvimento do seu escritório. Afinal, existem diversas soluções que podem resolver essas demandas. 

Automatizar as demandas manuais faz com que seu dia seja muito mais produtivo sobrando tempo para se dedicar melhor a outras atividades. O software de gestão foi criado exatamente para deixar a rotina de sua empresa mais produtiva. Por meio dessa tecnologia, é possível delegar tarefas, acompanhar o desenvolvimento de cada uma delas, controlar prazos e mapear processos.

Para que seu escritório cresça, sua organização precisa estar constantemente monitorada e principalmente focada na otimização das demandas e rotinas manuais. Pensando nisso, a Processo Ágil vai te mostrar 7 motivos para contratar um software de gestão e como ele pode ajudar o seu escritório. 

7 motivos para contratar um software de gestão para seu escritório

Um software de gestão é uma plataforma que permitirá controlar, organizar, acompanhar processos e demandas. Quando falamos de escritório, lidamos com uma rotina bastante corrida entre escritório, tribunais, peças, gestão, entre outras diversas atividades. Um verdadeiro corre-corre na busca por soluções justas para seus clientes.

Pensando no desenvolvimento do seu negócio, listamos alguns motivos para contratar um software de gestão. Vejamos:

1. Aumento da produtividade

O “TOP 1” para contratação de um software de gestão é o aumento da produtividade. Reunir suas informações em um único lugar, trará mais organização na sua rotina e, assim, você aumentará sua produtividade. 

A contratação de um software de gestão trará eficiência ao seu escritório no momento que as tarefas manuais e repetitivas forem eliminadas, já que muitas vezes o que te impede de executar demandas mais estratégicas é exatamente as tarefas manuais.  

Uma atividade bastante comum da rotina de um escritório é acessar constantemente sites de tribunais para visualizar atualizações e /ou movimentações dos processos.  No caso de um software de gestão voltado para escritórios, a própria ferramenta é capaz de fazer capturas automáticas de andamentos.

Outro fator que deve ser considerado em relação ao software de gestão, é optar por sistemas na nuvem, que podem ser acessados de qualquer lugar. O que irá facilitar o acesso a informações importantes, em casos de home office ou viagens, é como se estivesse no próprio escritório, já que pode ter acesso a todo tipo de documentação.

Escritórios que implementam softwares jurídicos notam a melhora significativa do seu rendimento, pois o tempo dedicado à cadastros de informações, agenda, andamentos de processos, preparo de defesas, teses jurídicas, etc diminuem. E com o fácil acesso às informações primordiais da rotina do escritório, se torna mais simples e rápido priorizar e resolver as demandas.

2. Melhora o relacionamento com os clientes

Outro problema comum na demanda de um escritório são os feedbacks dos clientes. Muitas vezes, com uma rotina cheia, algumas informações importantes não são passadas para o cliente, como a data de uma audiência ou atualização do processo.

O que pode acarretar em uma série de problemas, desde a perda do compromisso até a insatisfação do cliente; e principalmente na credibilidade dos seus serviços. A satisfação do cliente é um dos principais pontos para o crescimento do escritório, pois a indicação é uma forte aliada para a conquista de novos clientes e a fidelização daqueles que já fazem parte do seu escritório.

Um bom software de gestão pode automatizar o seu relacionamento com o cliente, através de notificações com informações como data de audiência ou movimentação no processo, quando configurados no sistema. Além de manter seus clientes sempre informados, como bônus, ainda sentirão como faz parte de todo o processo. O que irá gerar satisfação e fidelização.

3. Organiza as tarefas

Organizar as próprias tarefas é uma enorme dor de cabeça para quem tem uma rotina muito corrida e atarefada. Principalmente quando é o advogado que precisa gerenciar seu próprio tempo e o da equipe, isso acaba se transformando em um dos principais problemas de gestão.

O software de gestão poderá auxiliar na distribuição dessas demandas, notificando os responsáveis por elas, atribuindo as tarefas por responsáveis, o que possibilita organizar melhor todas as atividades de seu escritório. 

Não precisa de muito tempo para perceber os resultados dessa ferramenta que é extremamente útil. Com o passar do tempo e com o uso diário da ferramenta, ela só tende a melhorar, já que é possível verificar como ela se encaixa e quais demandas ele pode organizar. 

4. Organiza documentos e processos

As tão comuns pilhas de papéis encontradas nos escritórios já foram praticamente abolidas. Foi-se a época em que era necessário ter um local reservado para guardar pilhas de processos. A tecnologia veio para substituir e facilitar a maneira de acessá-los e arquivá-los.

Com um computador, celular ou tablet é possível fazer a gestão completa de seus processos e do seu escritório. Se for um sistema em nuvem, é possível gerenciar de qualquer lugar no mundo. 

Um software de gestão facilitará o acesso não somente às informações dos seus clientes, mas a todos os arquivos e documentos em um único lugar.  O que te dará mais tempo e eficiência para gerir o escritório, além de não precisar mais de espaço físico para arquivá-los. 

5. Controla melhor os prazos

A perda de prazos pode gerar várias complicações, por isso o controle dessas datas é tão importante. Com um software gestão o risco de perder um prazo é muito menor, considerando que o sistema entrega as informações pertinentes aos seus processos assim que elas são disponibilizadas nos diários oficiais.

Com isso, fica mais fácil o lançamento desses dados na agenda disponibilizada pelo sistema e nela poderão ser inseridos os interessados e responsáveis por essas demandas e prazos. 

6. Facilita cobranças e pagamentos

Uma grande dificuldade dentro de um escritório é a realização das cobranças e controle de pagamento. Geralmente, a demanda ocorre quando o advogado ou o responsável pelo financeiro entra em contato com o cliente para isso, havendo uma necessidade de renegociação ou reagendamento do pagamento.

Quando já há o uso de boletos, é fundamental que se tenha o controle dos pagamentos pendentes. Um software de gestão contará com notificações de pagamento pendentes, para que a cobrança seja refeita até que o cliente pague o montante devido, facilitará o lançamento de honorários e o controle financeiro do escritório.

7. Redução de custos

Reduzir impressões de processos já que o uso passa a ser em arquivos digitais, não perder prazos, gerenciar melhor o financeiro do escritório são consequências do uso de um software de gestão. 

Todos esses detalhes fazem a diferença nos gastos do escritório. Ao implantar uma ferramenta que visa otimizar sua rotina, os benefícios financeiros se tornam reflexos dessa organização e os recursos poderão ser investidos em estratégias que farão seu escritório crescer, trazendo melhores resultados para o negócio. 

O software de gestão se tornou fundamental para qualquer negócio e para os escritórios se tornaram ferramenta vital para o crescimento do empreendimento. Além disso, ele determina a sobrevivência em um mercado cada vez mais exigente.

Investir em um software de gestão é investir no crescimento saudável do seu escritório. Por isso se ainda não usa um sistema, está mais que na hora de realizar esse investimento. 

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