Pessoas debatendo sobre sistema de gestão

Sistema de Gestão de Processos: use a tecnologia para ganhar tempo

Sumário

A tecnologia é uma ferramenta essencial para o crescimento de qualquer negócio. Ela não somente é uma aliada nos processos, mas uma ferramenta chave no gerenciamento de uma empresa. Muitos líderes e/ou gestores buscam no mundo dos softwares, um sistema de gestão como caminho para manter a organização do que acontece no dia a dia da empresa e das demandas da organização.

A tendência é que com o avanço da tecnologia, muitas tarefas rotineiras que antes eram realizadas manualmente, passem a ser automatizadas com o auxílio de ferramentas de gestão. A função da tecnologia é justamente facilitar o trabalho diário através dos softwares, fornecendo maneiras de organizar as atividades, acompanhar os resultados e fazer com que a empresa consiga crescer de forma sustentável.

Considerando que estamos em uma era tecnológica, as ferramentas são indispensáveis para o crescimento sustentável de sua empresa. São alternativas capazes de proporcionar um melhor controle dos processos, alinhando metas e objetivos para alcançar os resultados desejados, por estratégias de ações eficientes para o seu empreendimento. Por isso, o Sistema de Gestão de Processos deve ser utilizado com eficiência e de forma inteligente.

Pensando nisso, a Processo Ágil, vai abordar nesse post o uso da tecnologia como estratégia para ganhar tempo e fazer seu negócio crescer. 

Boa leitura! 

O que é sistema de gestão?

De forma resumida, um sistema de gestão é um software voltado para gerenciamento de tarefas dentro de um negócio. Trata-se de um conjunto de ferramentas para planejar e executar demandas que fazem parte do dia a dia de qualquer organização: agenda, cadastro de clientes, acompanhamento de processos, cobranças, suporte e relacionamento com o cliente

Esse sistema, também pode ser conhecido como ERPEnterprise Resource Planning, concentra todas as informações da companhia em um só local, a fim de integrar setores em uma única plataforma capaz de gerenciar as demandas de uma organização.

Enterprise Resource Planning — ERP

O ERP — Planejamento de Recursos Empresariais contribui para a organização de toda a empresa: logística, gestão financeira, controle de processos, gestão de vendas, cadastro de clientes e fornecedores, emissão de notas e integração com outras plataformas como sites dos tribunais. Tudo aquilo que pode melhorar a operação da sua empresa ou escritório. 

A importância do Sistema de Gestão de Processos

Embora muitos empreendedores pensem que é uma ferramenta essencial apenas para grandes empresas, é uma visão equivocada. O Sistema de Gestão é fundamental para empresas de qualquer porte: pequeno, médio e grande. 

Através dele, é possível automatizar tarefas, facilitando as ações do dia a dia. Assim como possibilita também se dedicar à parte estratégica da empresa, visando assim expandir o negócio e, consequentemente, aumentar as vendas e captar novos clientes. E o melhor, ajuda na tomada de decisões mais complexas da organização.

Hoje em dia, posicionar uma empresa como um grande potencial em um mercado tão competitivo, só é possível com o uso da tecnologia. Ela permite através de suas operações sistematizadas a otimização de tarefas, promovendo ganhos na produtividade e maior eficiência nas suas operações.

Com um sistema de gestão, as informações ficam centralizadas em um só lugar, como dados de processos, finanças, suporte, entre outros, que ajudam a substituir planilhas on-line, diversas pastas e até mesmo o uso de documentos físicos, poupando espaço dentro da sua organização. 

A adequação da estrutura organizacional, das atividades de planejamento, determinação de responsabilidades, padronização de práticas e procedimentos, mapeamento de atividades, controle de processos e identificação dos recursos necessários para desenvolver, implementar, atingir, analisar criticamente e manter a organização em constante evolução, são os principais objetivos do Sistema de Gestão. 

Por se tratar, na sua grande maioria, de plataformas de acesso integradas aos setores da empresa é possível realizar o melhor controle e acompanhamento do desempenho da empresa. Identificando falhas e definindo estratégias para recuperação da organização financeira da empresa.

O Sistema de Gestão é a ferramenta que irá te auxiliar nas melhores tomadas de decisões e impulsionar o crescimento de sua empresa, tornando-a mais eficiente e mais competitiva no mercado. 

Sistema de Gestão é um “Sistema que serve para estabelecer políticas e objetivos com a finalidade de se atingir os objetivos propostos”. Portanto, implantar um Sistema de Gestão na organização, significa favorecer o alcance de seus objetivos com eficácia e eficiência e proporcionar o crescimento sustentável de seu escritório ou empresa. 

Vantagens do uso do Sistema de Gestão de Processos

Centralizando várias informações relevantes de uma companhia, é possível ter uma visão ampla sobre o andamento dos negócios e também evita trabalhos manuais desnecessários, perdas de prazos, falta de feedbacks para os clientes e prejuízos financeiros e na imagem de seu empreendimento. 

As vantagens dos sistemas de gestão, são focados na padronização de processos e diminuição de “gaps” existentes na gestão de seu escritório. Vamos explicar melhor nos próximos tópicos:

1. Integração das áreas da empresa

A integração entre os setores é bastante benéfico para uma empresa. Ela evita quaisquer falhas de comunicação, comuns entre equipes que precisam fazer trabalhos manualmente, além de agilizar as atividades da organização. 

Sem a necessidade de repassar planilhas atualizadas por e-mail ou de acompanhar os processos por meios manuais, por exemplo, o tempo é otimizado e os riscos acabam sendo reduzidos.

2. Melhor utilização dos recursos

Essa é uma maiores vantagens quando se fala de gestão financeira. Com o software de gestão integralizando todos os processos do negócio, e consequentemente, desafogando os setores, o que evita a contratação novos funcionários e foca em atividades que aumentem a produtividade do seu negócio, os recursos acabam sendo melhor distribuídos e utilizados.

3. Redução de falhas

Outra vantagem importante na contratação de um sistema de gestão, é a redução de grande parte das falhas presentes nos processos. E isso acontece, pois, não é preciso realizar alguns trabalhos manuais. Até mesmo o acompanhamento e execução das demandas de operação da empresa se tornam mais eficientes.

Além disso, é possível identificar os principais pontos de melhoria no negócio, já que a unificação das tarefas possibilita que o gestor tome melhores decisões e visualize seu negócio de forma mais ampla podendo simular diversos cenários.

4. Dados completos sobre o empreendimento

Apesar de estarem atualizados desde o início do negócio, muitos empreendedores acabam tendo dificuldades em saber qual é o nível do empreendimento e podem acabar tomando decisões contraditórias.

Com o Sistema de Gestão é possível ter um planejamento e controle muito maior. Assim, como terá dados de acompanhamento das ações com as informações necessárias para criar um relatório muito mais completo e conseguir conduzir melhor a empresa com decisões mais assertivas.

5. Processos padronizados

Não existe nada melhor do que a organização em um negócio. Para isso, um ponto importante que não pode faltar é o da padronização de processos. Dessa forma, você consegue tornar o seu trabalho mais consistente e com a possibilidade de escalabilidade maior. Além de ter maior controle da qualidade os serviços prestados.

6. Aumento do lucro e redução de custos

Por fim, aquele importantíssimo ponto: LUCRO. 

Sistemas de gestão tornam as atividades de rotina mais simples e mais rápidas. Sendo assim, toda a equipe passa a ser mais produtiva e tem mais tempo para se concentrar em atividades mais estratégicas para o crescimento e o aumento do faturamento da empresa. 

O processo de trabalho automatizado também diminui os riscos, reduz os custos, aumentando assim os resultados do negócio. 

Conclusão

O Sistema de Gestão de Processos traz ao negócio muito mais estabilidade nos riscos, nos custos e na operação na totalidade. 

Eles são fundamentais para o desenvolvimento de empresas de todos os tamanhos. Inclusive, micro e pequenas empresas, por terem um fluxo de caixa mais limitado, necessitam dessas ferramentas para que assim, consigam crescer de forma saudável e escalável. 

Se ainda não sabe como iniciar o processo de automatização através de sistemas de gestão de controle, entra em contato conosco, que podemos te ajudar a dar o pontapé inicial. 

Compartilhe este post

Deixar uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.