Pessoas conversando sobre o controle de processo

4 etapas para ter um controle de processos ágil dentro da sua empresa

Sumário

A rotina de uma empresa por si só já é muito corrida e é necessário ferramentas que possam auxiliá-la no seu dia a dia, por isso o controle de processos deve ser ágil e eficaz diante das diversas demandas de uma organização, seja ela jurídica ou não. 

Realizar o controle de processos judiciais, embora muito se fale da dificuldade que existe em torná-los, não é uma tarefa difícil de ser executada. 

Muitas vezes, o desafio maior a ser vencido é contra a resistência em adotar essa prática ou ferramentas que conseguem facilitar o dia a dia no escritório.

Diante do avanço da tecnologia, o judiciário acabou se adaptando a essa nova realidade da era tecnológica, assim como os métodos  que se tornaram mais modernos.

Com isso, foram surgindo ferramentas e metodologias capazes de automatizar e deixar ainda mais ágil o controle processual, já que é parte essencial do trabalho para organizar e monitorar andamentos, prazos e clientes. 

Esse controle pode ser feito manualmente, porém com o aumento da demanda pode acabar sendo prejudicial para a gestão. 

Pensando nisso, criamos esse artigo para te auxiliar e possibilitar que tenha um controle de processo ágil dentro de sua organização. 

Boa leitura!

Quando devo implementar o controle de processos ágil?

Chega um momento no negócio na qual as rotinas que antes eram eficazes, passam a ser falhas e insuficientes. Por mais que seja algo que precise de solução, não deve ser visto como algo ruim.

Essa ineficácia é algo que deve ser encarada positivamente, afinal a origem dela é o crescimento de seu empreendimento. 

A principal dúvida é: quando devo começar a mudar o meu controle de processos?

Quando a rotina passa a falhar ou ser insuficiente, é comum que o primeiro pensamento do gestor seja achar que precisa contratar mais pessoas. Porém, nem sempre a solução mais viável é essa. É necessário primeiro validar se a estrutura das rotinas que foram criadas, possivelmente na abertura do seu negócio, não passou a ser defasada. Essa análise irá poupar custos de novas contratações que não resolverão o problema. Por isso, antes de tudo: analise as rotinas e processos de sua empresa. Além de evitar custos desnecessários, evite também que seu negócio fique estagnado por falta de modernização. 

Existem também alguns alertas que indicam que sua rotina está ineficiente. Vejamos: 

  • Perda de controle das informações; 
  • Perda da qualidade ao atendimento e suporte ao cliente;
  • Sobrecarga da equipe;
  • Perda de controle do fluxo do trabalho;
  • Não consegue mais fazer a gestão do tempo;
  • A empresa tem altas demandas, mas não consegue crescer; 
  • Os processos manuais não dão conta da demanda; 
  • Não consegue mais focar na gestão do negócio. 

Essas são algumas situações que podem ocorrer e que são sintomas de uma empresa estagnada e ineficiente. 

Considerando uma empresa com demandas jurídicas, o controle de processos acaba sendo um pouco mais complexo, pois além de vital para o negócio, pode afetar a operação e a reputação da organização. Por isso, todo cuidado é pouco nesse sentido. 

Para isso, elaboramos 4 etapas que irão te ajudar a ter um controle de processos ágil e eficiente dentro de sua organização. Vamos lá!

  1. Implemente um sistema de controle processual

A tecnologia é uma grande aliada para qualquer empresa, ainda mais para os advogados e seu escritório. 

Com ela, o escritório pode centralizar as principais demandas, incluindo o controle dos processos, em uma única ferramenta.

O mercado dispõe de diversas plataformas jurídicas que atendem a todos tipos de organização, porém é importante considerar uma ferramenta que  se encaixe bem a sua empresa ou seu escritório. 

O advogado ou gestor deve escolher uma ferramenta que automatize de forma inteligente as suas ações e demanda diminuindo a necessidade de inclusão manual de informações. Assim, é possível ter dados importantes disponíveis para consulta de forma ágil. 

Os softwares de controle de processos estão cada vez mais modernos e completos, busque um com alta tecnologia personalizada para seu negócio e se encaixe bem nas rotinas. Hoje em dia, os melhores sistemas agrupam as informações obtidas nos sites e diários dos tribunais e fazem uma gestão completa do escritório.

Como isso, o resultado é uma melhor gestão do tempo e demandas, evitando confusões e pendências comuns de quem não utiliza um programa adequado à rotina do escritório e possibilitando o crescimento da organização sem comprometer recursos e sem sobrecarregar a equipe. 

As ferramentas utilizadas no acompanhamento processual e na gestão devem ser usadas para que o trabalho seja agilizado e automatizado, poupando tempo e recursos.

  1. Registre todas as informações e as mantenham atualizadas

Uma etapa muito importante em qualquer organização é não confiar totalmente no seu cérebro. Diante de uma rotina corrida e das muitas demandas que acontecem, ele pode deixar de lado informações importantes. 

No primeiro atendimento com o cliente, faça um bom registro de dados, com CPF, endereço, telefone e e-mail. Manter sempre proximidade e o contato com o cliente é fundamental para o andamento das ações e para um controle de processos judiciais mais assertivo. 

Muitas vezes, em processos mais longos, o cliente muda de telefone ou e-mail e dificulta localizá-lo, podendo resultar na perda de um prazo importante. 

Por isso, tenha ferramentas de controle processual e gestão para garantir que os dados sejam armazenados corretamente facilitando o acesso às informações. 

  1. Acompanhe a movimentação processual

Use ferramentas capazes de realizar todo o acompanhamento processual de seus clientes. 

É possível que com um simples cadastro, o advogado ou escritório receba toda a movimentação processual. Essa orientação é válida até mesmo para o próprio cliente acompanhar a ação, além de evitar perder prazos e condução de processos jurídicos. 

Um excelente software jurídico é responsável por administrar todo o procedimento envolvido, desde prazos até a produção de peças.

Busque um software que garanta que tudo estará integrado e o acesso às informações poderá ser feito de qualquer lugar ou dispositivo móvel.

  1. Mantenha um bom relacionamento com o cliente

Embora seja praticamente uma regra e de conhecimento geral que o relacionamento com o cliente é uma das peças-chave do sucesso de um negócio, muitas vezes, é algo que não é eficiente. 

Com a demora da Justiça brasileira, os clientes ficam muito ansiosos e querem ver seu caso solucionado o mais breve possível; e a falta de comunicação em relação a sua causa, acaba afetando a sua relação com ele. 

Quando mantêm uma boa comunicação entre o advogado responsável e cliente,  eles sentem que o profissional está realizando o máximo esforço na sua ação e cuidando com atenção do seu caso.

Por isso, é importante manter um contato próximo com seus clientes. Os profissionais precisam ter disponibilidade para repassar as informações solicitadas e até mesmo se antecipar, dando feedbacks mesmo sem nenhuma movimentação ou novidade, pois essa comunicação é parte fundamental de uma boa gestão de processos.

Conclusão

O controle de processos é uma área estratégica dos escritórios e de qualquer organização que tenha o setor jurídico ativo, por isso não pode ser negligenciado nunca. 

Adotar um sistema de controle de processos capazes de ajudar na padronização de procedimentos, monitoramento dos prazos, armazenamento de dados cadastrais e documentos são boas práticas que podem ser implementadas em qualquer escritório para a gestão do trabalho.

Se você deseja ter um controle de processos ágil, fala conosco que podemos te ajudar!

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